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把晡上回十分低調地揭露自己即將落入無辦公桌的慘澹前景,那時也沒多想,隨手就把上頭用的術語按字面翻回中文,於是 Hot desking 在那篇文章成了「熱桌政策」。那時邏輯是這樣想的:反正講到商管,台灣很喜歡看英美國家有什麼就跟著搬什麼風(當然,如果會給員工添加額外福利的則一概沒有),抄來的東西往往也跟著字面義亂翻。所以我也沒刻意去查中文版本,就直接跟著用中文念起外來和尚的經。

其實字面直譯不一定好,因為看中文的人若沒聽過英文原字,碰上這種沒頭沒腦的辭彙新發明肯定一頭霧水。熱桌政策……是說冬天桌面會自動加熱,所以中午趴著比較好睡嗎?還是說午餐可以直接放在桌子上加熱?

有個朋友看完前頭那篇文章好奇來問,沒桌子就沒桌子,幹嗎要叫熱桌?他這一問,我方動念上網拜請孤狗大神,一查才知,原來在台灣 Hot desking 好像還不算很流行的術語(那真是芸芸眾生的福氣……)。目前網上見到的翻譯有「公用辦公桌」或「辦公桌輪用」,二者顧名思義都很好懂。

也有人把 Hot desking 翻作「熱門辦公桌」。這樣字義雖然還算不上清楚,但至少把 Hot 的本意給點了出來—不是指辦公桌溫度高,而是說因為同一張桌子要給很多人用,所以用「熱門」來形容。至於「熱門辦公桌」命名,參考的是軍隊專有「熱門臥舖」政策 Hot bunking,一張床同時分給好幾個人睡。這些人因為上哨時間不同,所以躺回床鋪就寢時間也不一樣,一床多兵,如此便降低所需床舖數量進而節省空間,也因此 Hot bunking 至今還是潛艇艦隊的常見措施。(請見英國衛報的相關專題

最叫人感到驚悚的是,如果你在孤狗大神的小方格裡同時打出「Hot desking」再加上「辦公桌」或「辦公室」,搜尋結果出來,本人小小部落格竟然出現在第二頁!孤狗大神法力如此無遠弗屆,要小命自保,把晡這下真的半張辦公室照片都不敢亂放。

私人企業甚至公家機關搞熱門辦公桌,當然也是為了刪減租賃辦公樓層的空間,節約經常性開支。這政策要能推動,底下員工便不能全坐死辦公桌。通常會被剝奪個人位子的軟柿子,不外乎經常外出的推銷人員、非常態員工的約聘人員、或從其他部門借調來的短期救兵。再不然像電話客服中心,廿四小時有不同梯次輪值,這種情況下所有人都沒固定座位,日班的得和大夜班共用一張桌子。

說到本人的案例嘛......把晡上個月收到新座位表,才赫然得知年底辦公室辦家竟然還有隱密內情!原來咱們一旦進了新辦公室,把晡個人專屬座位就此不翼而飛。從 email 得知噩耗,當時差點在電腦前直接飆髒話問候人家祖宗八代。

上頭拿咱們低階助理開刀,乃是因為我們還在準備會計師執照考試,一年裡有好幾個月備考念書不在辦公室。可是啊,我們雖然一年內好幾個月不在,考試考完回來一待絕對超過半年,而且這半年期間上班是週一到週五且朝九晚五,一整天不外出。如果說給我一張桌子,但規定每回要去考試前都得淨空,等考完回來再重新配一張也沒關係。搞成這樣,以後每天上班活像孤魂野鬼,人家是進了門就可以直接在自己地盤坐定準備動工,咱們這一小群人卻得先找個宿主寄身才能開始一日之計,除了賭爛還是賭爛。

年底業務忙,過沒幾天把這回事忘得一乾二淨、雲淡風輕,每天還是在我的小小辦公桌囤積檔案辛勤滋生垃圾細菌。然而鴕鳥心態好日子沒過得幾天,主官暨行政主秘掃興地開始寄發各種搬遷通知,我這才大夢初醒,想起大限將至:「各位同仁,關於辦公室搬遷事宜,相關單位已確認每個人會派發二個箱子以裝載個人物品。」不巧這封 Email 裡的各位同仁,指的是未來有桌子的同仁。我們這些低階助理隨後被告知,箱子是別人用的,我們必須要等熱桌一族的專用盒子。

「你們在新辦公室還是會一人分到一個櫃子,所以私人物品還是可以搬到新辦公室。」言下之意是叫我們不要驚慌。但是盒子裡能裝多少東西,以後的櫃子就只能裝多少東西,所以也別想帶太多家私過去。

有桌一族的大箱子禮拜一陸續抵達,個個都是海產店門口巨型水族缸的大小,紅龍可以擺好幾隻在裡頭游泳。換成是我,有這種箱子可以拿來搬辦公室根本就沒啥好愁。可是我們的盒子遲遲未來,直叫人傷透腦筋;因為若不知道自己有多少空間可用,根本無法打包啊。

「既然如此便作最壞打算,就盡情的丟吧!」

於是我發狠大丟特丟,丟到抽屜都能見底,一度對自己敬佩不已。想必我那盒子一定裝不滿,到時候還可以做點人情借人放東西,哇哈哈哈哈~

無奈道高一尺魔高一丈,低階助理專用盒子送抵的時候,連行政主秘自己都於心不忍:「我的天啊,你們分到的盒子也太小了吧?」這種小,不是用 small tiny 就可以形容的,主秘那天用的字是 minuscule

鞋盒子小很多唉!

                              (根本就是鞋盒子……別忘了,分到箱子的還一人二只喔~)

據說未來新辦公室的設備,會更適合支援熱門辦公桌政策。現在大家都已經全面配備筆記型電腦,未來連分機號碼都可以帶著跑。辦公桌上的電話機雖然是固定的,但聽說只要重新輸入,當天就可以變成個人專屬分機(感覺上也不是多麼困難的科技)。以廿一世紀可得的各種無線、行動科技來評量,熱門辦公桌絕對是可行政策;從管理階層抓數字的角度來看,辦公空間可以減少,樓層租的便少,當然也是有利的。

問題是少了幾張辦公桌可以算,但員工飄散而去的歸屬感和士氣要怎麼算?這些東西雖然無法量化,但並不代表它們不會對企業造成損失。把晡寫這篇網誌的時候,還沒正式搬進新辦公室上班,所以對於「熱門辦公桌」的看法泰半處於想像狀態。話毋須說死,搞不好以後久了慣了也不會當一回事。可是現在怎麼想就是一整個不爽,上頭那個鞋盒子,更是壓死駱駝的最後一根稻草。

如果以後全辦公室都沒有一張固定桌子就罷了,再不然半數以上的人都來搞熱騰騰辦公桌也還說得過去,偏偏下禮拜開始,多數人都有自己的新桌子安居樂業,就只有低階助理要天天張羅自己座位的問題。每天光是處理業務和上班通勤,壓力就已經叫人一個頭兩個大,進了辦公室還要煩哪裡找來個位置給自己坐,真不知道他祖宗八代上頭還有幾代可以給我問候。


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「各位同仁,關於新辦公室熱桌政策,以後將採線上預約,請由以下連結使用熱門辦公桌預約系統。」

把晡禮拜五剛好特別早去上班,一大早收到 Email 心花怒放,摩拳擦掌要趁大家不在搶個好位子。

……結果毫無意外,系統不通。

後頭陸續進來的也個個磨刀霍霍,當然毫無意外,系統整天不通。

恁爸鐵了心非訂到好位子不可,特地把電腦帶回來要趁周末搶先預約。然而下禮拜一要進辦公室了,截至禮拜天中午為止,系統還是死當。

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今年新來的助理,報到的時候因為辦公室裡剩的辦公桌不夠分,在舊辦公室就已被迫天天熱桌。有的運氣好,一開始坐到長期外調員工的位子,所以座位固定只是抽屜沒得開;手氣差一點的挑到休假二、三天人的位子,二、三天後位主回來上班,小助理開始四處遷徙,要找人還以為他在玩躲貓貓。所以大家永遠都在問:「某某某今天坐到哪裡去了?」找不到或懶得找,原本要分給他的工作當場到手鴨子飛。

一開始我還為他們打抱不平,沒裡由叫人來上班後要等年底搬了新辦公室才有辦公桌。誰知道辦公室搬了不但他們依然沒有桌子,連我都要成為天涯淪落人,這下反而換成他們回頭過來安慰我:

「其實熱門辦公桌也不是什麼壞事,你看我每天坐不同位置,反而有機會認識更多人啊!」

很樂觀唉你。

「我不是只氣熱門辦公桌這個政策。如果全部門能秉持公平原則,每個人到了新辦公室都沒有自己辦公桌,那我也認了。可是大部分人有,就低階助理沒有,這不是差別待遇嗎?」

「可能你已經太習慣有一張自己的桌子了吧?我從一開始就沒有自己的桌子,所以也不覺得有什麼奇怪。」

既然他這麼樂天知命,我也就不再多嘴。這就好像在獨裁政權下長大的人跟你說,「我覺得民主社會也沒什麼好啊」,你馬上就知道雙方討論完全缺乏共識。把晡沒跟他講,他每天早上搬位置在那邊接滑鼠設定鍵盤的時候,我早已經把檔案叫出來如火如荼開始工作。這還不包括我見到的以下慘劇:帶著 HP 的電腦坐到設有 Dell 巨型螢幕的桌子,螢幕把辦公桌縱深占走了一半卻毫無屁用;或者分到衛生習慣欠差的人的桌子,上頭還有前一天沒吃完的食物放在那邊;再不然若沒坐到純公用桌而坐到別人桌子,卻在別人地盤把咖啡打翻?

在這事事講究創新彈性的年代,好像反抗任何以彈性為名的措施,就要被戴上「守舊落伍、抗拒改變」的大帽子。可是看數字的同時不能不看人性;再怎麼居無定性、無拘無束,不買房子租房子也頂多 三兩 個月搬一次,講究彈性,總不可能天天換地方住吧?

辦公室裡連個屬於自己的個人空間都沒有,那就是完完全全的公共場所。所謂公共場所,沒事便不會想賴在那邊,下班時間一到能走就走。你講彈性 flexibility,員工不免就多多思考「工作生活平衡」Work-life balance。一般人嘴上說再怎麼討厭辦公室,至少自己那張桌子給了點歸屬感;把桌子拿走,辦公室人氣差還要更差,最後恐怕只剩的牙醫診所要比辦公室還不受歡迎。

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